Domiciliation d'une société en Angleterre : tout ce qu'il faut savoir

La domiciliation d'une société en Angleterre suscite souvent de nombreuses questions parmi les entrepreneurs et les investisseurs, tant locaux qu'internationaux. Ce sujet est particulièrement crucial car il touche à plusieurs aspects fondamentaux de la gestion d'une entreprise, notamment la légalité, la fiscalité, et la confidentialité. Beaucoup s'interrogent sur la différence entre l'adresse de domiciliation et l'adresse d'activité, les implications de l'utilisation de boîtes postales, ou encore les informations qui doivent être rendues publiques. Comprendre ces éléments est essentiel pour assurer une conformité légale et fiscale tout en protégeant la vie privée des directeurs et actionnaires. Cet article vise à éclaircir ces points et à fournir des réponses claires et détaillées aux questions les plus fréquentes concernant la domiciliation de société en Angleterre.

Qui peut domicilier une société en Angleterre ?

Toute personne ou entité, qu'elle soit britannique ou étrangère, peut créer et domicilier une société en Angleterre, à condition de suivre les procédures légales en vigueur. Les entreprises doivent choisir un nom unique, respecter les règles de nommage, et enregistrer leur société auprès de Companies House. Toute société Anglaise doit avoir une adresse de domiciliation située en Angleterre, même si aucuns des directeurs et actionnaires n'habitent dans le pays.

Utilisation de boîtes postales (PO Boxes)

L'utilisation de boîtes postales comme adresse de domiciliation est possible, mais il y a depuis 2023 des restrictions importantes à noter. Une boîte postale peut être utilisée uniquement si elle est accompagnée d'une adresse physique où la correspondance légale peut être livrée et où il est possible d'envoyer du courrier en recommandé. Cela signifie que l'adresse enregistrée doit indiquer un emplacement géographique précis, même si une boîte postale est utilisée pour la réception du courrier. Par exemple, "PO Box 123, 1 High Street, London" est acceptable, mais "PO Box 123" seul ne l'est pas.

Il faut savoir que si l’adresse du siège social de l’entreprise ne répond pas à ces exigences, cela signifie que l’adresse n’est pas appropriée et Companies House peut prendre des mesures contre l’entreprise et ses dirigeants y compris des amandes peuvent aller jusqu’à £1 000.

Si nous sommes convaincus que l’adresse du siège social d’une entreprise n’est pas appropriée, nous changerons l’adresse du siège social pour une adresse par défaut, détenue par Companies House. Et si l’adresse du siège social d’une entreprise est déplacée vers l’adresse par défaut, elle doit fournir une adresse appropriée avec des preuves de propriété dans les 28 jours, sinon nous pourrions commencer le processus de radiation de l’entreprise du registre.
Companies House.

Différence entre adresse de domiciliation et d'activité

Il est crucial de distinguer entre l'adresse de domiciliation (registered address) et l'adresse d'activité (trading address). L'adresse de domiciliation est l'adresse officielle enregistrée auprès de Companies House où toute correspondance légale est envoyée. Elle est publique et peut être consultée par quiconque via le registre de Companies House.

L'adresse d'activité, en revanche, est l'endroit où la société exerce effectivement ses activités commerciales. Cette adresse peut être différente de l'adresse de domiciliation. Par exemple, une société peut être domiciliée à Londres, mais avoir son bureau ou son entrepôt principal dans une autre ville. Contrairement à l'adresse de domiciliation, l'adresse d'activité n'a pas besoin d'être enregistrée publiquement, bien que les clients et partenaires commerciaux doivent en être informés.

Adresses des directeurs et actionnaires

Les directeurs d'une société doivent également fournir une adresse à Companies House. Pour des raisons de confidentialité, il est possible de fournir deux adresses. La première est une "service address", qui peut être l'adresse de la société ou une autre adresse où ils peuvent recevoir du courrier officiel relatif à leurs fonctions. Cette adresse est publique. Ils doivent également fournir une "home address" (adresse personnelle), qui reste confidentielle à moins que le directeur ne choisisse d'utiliser la même adresse pour les deux.

Pour les actionnaires, leurs noms et adresses sont également enregistrés dans les registres de la société, mais seules certaines informations sont rendues publiques, en fonction du type de société.

Informations à fournir et confidentialité

Lors de l'enregistrement d'une société, plusieurs informations doivent être fournies :

• Nom de la société : Il doit être unique et conforme aux règles de nommage.
• Adresse de domiciliation : Comme mentionné, elle doit être une adresse physique au Royaume-Uni.
• Nom et adresse des directeurs : Ces informations sont publiques. Les directeurs peuvent utiliser une adresse de service distincte de leur adresse personnelle.
• Informations sur les actionnaires : Les détails concernant les actionnaires principaux (ceux détenant plus de 25 % des actions) doivent être divulgués publiquement.

Comme mentionné plus haut, certaines informations, comme l'adresse personnelle des directeurs, peuvent rester confidentielles si une adresse distincte est utilisée pour la correspondance officielle.

Quelles informations sont publiques

Les informations enregistrées auprès de Companies House, telles que l'adresse de domiciliation, les noms et adresses des directeurs et actionnaires principaux, ainsi que les états financiers de la société, sont accessibles au public. Cela garantit la transparence, mais signifie également que certaines informations sensibles peuvent être consultées par quiconque. C'est souvent pour cette raison que les sociétés utilisent des adresses de domiciliation fournies par des fournisseurs spécialisés ou par leur comptable.

Enregistrement à la TVA et adresse d'activité (trading)

Il est important de noter que pour s'enregistrer à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) au Royaume-Uni, il est obligatoire de fournir une adresse d'activité, c'est-à-dire l'adresse où l'entreprise exerce effectivement ses activités commerciales. Cette exigence vise à garantir que les entreprises qui s'enregistrent à la TVA ont une présence réelle et une activité commerciale tangible au Royaume-Uni.

Lorsqu'une entreprise s'enregistre à la TVA auprès de HMRC (Her Majesty's Revenue and Customs), elle doit prouver qu'elle est active et qu'elle effectue des opérations commerciales. Pour ce faire, l'entreprise doit fournir une adresse d'activité qui reflète son emplacement commercial réel. Cette adresse est utilisée par HMRC pour vérifier la légitimité des activités commerciales de l'entreprise et pour toute correspondance relative à la TVA.

Il est important de noter que l'adresse d'activité doit être un lieu où des transactions commerciales sont réellement effectuées, comme un bureau, un magasin, un entrepôt ou tout autre établissement commercial. L'utilisation d'une simple boîte postale ou d'une adresse de domiciliation qui ne représente pas un lieu de travail réel ne sera pas suffisante pour l'enregistrement à la TVA.

Conclusion

En résumé, la domiciliation d'une société en Angleterre implique la fourniture d'une adresse physique pour la correspondance officielle, qui est enregistrée et rendue publique. Les directeurs peuvent utiliser des adresses distinctes pour protéger leur vie privée, et l'utilisation de boîtes postales est possible sous certaines conditions. Une distinction claire doit être faite entre l'adresse de domiciliation et l'adresse d'activité, et les informations publiques doivent être gérées avec soin pour équilibrer transparence et confidentialité. Pour l'enregistrement à la TVA, il est crucial de disposer d'une adresse d'activité réelle, car la majorité des prestataires de services de domiciliation ne peuvent fournir qu'une adresse administrative, non adaptée aux exigences de HMRC en matière de TVA.